Funzioni base (o moduli) del CRM SugarCRM 4.5

Un CRM (Customer Relationship Management) è un insieme di strumenti indispensabili per la gestione aziendale (calendario, contatti, gestione progetti, gestione telefonate, tracking, ecc. ecc.).

In altre parole, un CRM rappresenta una piattaforma che consente di reperire rapidamente le informazioni aziendali utili per lo svolgimento dei compiti dell’azienda stessa.

Quale scegliere

Posta l’utilità di un CMS in ogni azienda, tra i vari software disponibilii, uno dei più competitivi è SugarCrm, anche in versione open source, giunto alla versione 4.5.

Disponibile sia in versione per Windows che Linux, possiede tutti gli elementi di un potente CRM.

E’ possibile scaricarlo qui.

Come impostare il CRM

La prima cosa da fare dopo l’installazione è crceare gli utenti. Solo l’administrator può creare gli utenti, dandogli user e password.

Ci sono 16 moduli per gli utenti: Home, My Portal, Calendar, Activities, Contacts, Accounts, Leads, Opportunities, Cases, Bug Tracker, Documents, Emails, Campaigns, Projects, RSS, Dashboard.

L’amministratore può però decidere quali far vedere o no per ogni utente.

Alcuni moduli possono avere dei sotto moduli. Ad esempio, cliccando su un’azienda in Account, appariranno i sotto moduli Activities, History, Contacts, Opportunities, Leads, Cases, Member Organization, Bugs e Projects.

Il modo più veloce per operare è cercare un’azienda, entrarci e a quel punto lavorare sul sotto modulo che interessa.

Di seguito elenco le principali funzioni dei moduli.

Accounts: aziende (non necessariamente clienti, ma anche fornitori, collaboratori, ecc.).

Contacts: contatti.

Leads sono contatti di cui non sappiamo con certezza se gli interesseranno i nostri prodotti e/o servizi.

Opportunities sono come i leads che però hanno manifestato un interesse dei nostri prodotti/servizi. [potremmo utilizzare lead e opportunities x i corsi]

Calendar: la gestione del calendario comprende i iseguenti strumenti

  • Meetings (gli incontri da o con i clienti o le riunioni aziendali), con lo status planned (pianificate), held (tenute), not held (non tenute);
  • Calls (previsioni di Meeting: in altre parole, le disponibilità di date che dà un cliente per un incontro – “o lunedì o mercoledì o venerdì della prossima settimana”);
  • Tasks (un compito che qualcuno deve svolgere, in genere a seguito di un Meeting; ha uno status – not started, in progress, completed… – e una data di inizio e fine).

Posso gestire le stesse tipologie di eventi Calendar anche da Activities che comprende anche

  • Notes or Attachments: per scrivere note, ma soprattutto allegare documenti (es. preventivi) relativamente ad un Account;
  • Emails: a parte l’invio di mail – ammesso che funzioni – c’è una funzione Archived Emails per tenere traccia delle mail importanti scambiate con il cliente (funziona col copia/incolla delle mail di Outlook). Ci sono anche i Template Email, che servono per inviare la stessa mail a più contatti, utilizzando placeholders, ad esempio nel caso di campagne marketing o auguri natalizi o altre comunicazioni generiche.

E’ molto importante che ogni attività sia pianificata nel crm e non solo, che sia aggiornata, ad esempio segnalando che una certa attività è stata completata, in modo da generare un’utilissima funziona “storica” dei rapporti e delle attività tenute con una certa azienda ed un certo contatto di quell’azienda.
Tutto le Activities finiscono infatti nel sotto pannello History dell’Account.

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